Инструменты личной эффективности: как повысить свою эффективность?

Лучшие инструменты личной эффективности

Дата: 4.02.2020

Автор: Роман Крахмалев


Привет читателям «Блога арбитражника»! Программа успеха заложена в каждом человеке. Другое дело – не все ею пользуются. Но многие пытаются, используя различные инструменты личной эффективности. Тайм-менеджмент и искусство владения ситуацией являются базой для формирования стиля жизни, ведущего к достижению поставленных целей. Давайте сегодня рассмотрим самые интересные способы манипулирования временем и превращения его в союзника.

С чего начать?

Редким людям удается все успевать. Чаще всего человек сталкивается с ситуацией, когда в детально, поминутно распланированный день врывается целая уйма неотложных дел, требующих срочного решения. Но случайно ли этот процесс повторяется из недели в неделю, из месяца в месяц? Или же причина кроется не в банальном невезении, а в простом неумении контролировать расписание и держать в рамках уровень пунктуальности при выполнении поставленных лично или руководством задач?

Пожалуй, все-таки второй вариант. И причины тому предельно ясны – множество раздражающих факторов и неумение отказывать тем, кто старается всячески спихнуть на вас лишнюю работу (с другой стороны, эти люди пытаются делегировать обязанности – неплохой, хоть и мешающий в работе пример тайм-менеджмента). Вот два компонента, присутствие которых в графике способно моментально свести к нулю любые попытки повышать эффективность.

Личная эффективность

Исправить ситуацию можно, но на это потребуется определенное количество времени и безграничное терпение. Любой метод повышения эффективности, даже самый элементарный, в виде составления плана на день, требует регулярности и качества исполнения. А на это тоже нужны свободные минуты, которые вы только учитесь находить.

Бессмысленно начинать собирать огромную коллекцию книг по тайм-менеджменту. Почему? Главная ошибка новичков заключается в чрезмерном энтузиазме. С одной стороны, увлечение процессом играет ключевую роль в успехе любого предприятия. С другой стороны, высокая скорость внесения изменений в привычный график, которую многие сразу берут на старте, приводит к не менее быстрой потере пыла – поскольку моментально освоить управление временем не под силу никому. И хотя во всех книгах авторы пишут следовать их советам постепенно, пошагово, на эти рекомендации внимания практически не обращают.

Можно ходить на тренинги по тайм-менеджменту. Но, опять же, здесь тоже присутствуют свои «подводные камни». Один из них – вероятность нарваться на дилетанта, считающего себя профессионалом. Но обладающего необходимой харизмой и способностью убеждать, что активно используется коучером для успешного продвижения своих курсов даже при минимальных знаниях в области управления временем и личной эффективностью.

Тогда каким образом остается действовать? Специалисты рекомендуют для начала остановить выбор только на одном инструменте, доведя его использование на практике до совершенства, а затем подключать другие техники и методы управления. Существует несколько простых и интересных способов контроля за своим расписанием, которыми не пренебрегают даже продвинутые бизнесмены.

Лучшие инструменты для повышения личной эффективности

Матрица Эйзенхауэра

Не все великие мира сего были увлечены исключительно борьбой за ресурсы, некоторые из них действительно принесли пользу человечеству. 34-й президент США Эйзенхаузер разработал одну из самых востребованных и совершенных на сегодняшний день технику планирования личного времени. Ее суть сводится к группировке дел, основываясь на уровни их важности и срочности выполнения.

Для наглядности разделите лист бумаги на четыре части. Каждое из полей вмещает список таких видов задач как:

  • Срочные и важные (СВ);
  • Несрочные и важные (НВ);
  • Срочные, но неважные (СН);
  • Несрочные и неважные (НН).

Личная эффективность-1

Как прорабатывать каждый перечень дел? Разберемся чуть подробнее. Итак:

  • Срочные и важные. Ставятся в приоритет и выполняются в первую очередь.
  • Несрочные и важные. Заранее запланированные задачи и дела, входящие в список привычных, но обязательных дополнений (занятия в спортзале, курсы иностранного языка и т.п.). Выполняются во вторую очередь.
  • Срочные, но неважные. Как правило, приходят со стороны и по независящим от вас причинам. Это может быть просьба друга или коллеги о помощи, небольшие форс-мажоры (поломка офисной техники, стирка белья т.п). Предлагается три варианта решения вопросов: делегирование, отказ или быстрое выполнения, если избежать этого никак не получается.
  • Несрочные и неважные. Все то, что отвлекает и забирает уйму свободного времени – пролистывание новостной ленты в соцсетях, долгие разговоры по телефону, бесконечные перерывы на кофе и чай, просмотр рекламы в поисковиках и пр. В идеале – исключите по максимуму эти вещи на время работы.

Кайдзен

Как раз тот случай, когда за простотой прячется уникальность. Кайдзен – одна из лучших методик по повышению личной эффективности. Метод заключается в непрерывном достижении цели маленькими шагами, постепенно увеличивая обороты.

Для стандартных схем управления временем характерна следующая схема: цель разделяется на этапы ее достижения, каждый из которых прорабатывается в определенной последовательности и сразу до конца. Методика Кайдзен предлагает более щадящий режим привыкания к изменениям. Попробую объяснить разницу на простом примере.


Итак, предположим, вы решили… Стать вегетарианцем! По стандартной схеме переход в новую «религию» будет такой: резко перестали есть мясо и рыбу, сразу перейдя на растительную пищу. Результат – бешеные сбои в работе внутренних органов, появление и обострение всех мыслимых и немыслимых заболеваний, сильная потеря веса и врач, перешедший в категорию близких родственников. Так себе схема, согласны?

А как перейти в вегетарианство, беря за основу технику Кайдзен? Все очень просто. Никаких радикальных перемен – вы просто начинаете плавно двигаться в намеченной цели. Сначала понемногу уменьшаете порции мяса, параллельно вводя в рацион растительные белки, потом так же не спеша снижаете объемы употребления рыбы, заменяя ее другими продуктами. Каков результат? Вы постепенно убрали «ненужную» пищу, но провернув это без нанесения вреда организму.

По аналогичному принципу люди приводят себя в спорт, занимаются саморазвитием, осваивают новые профессии, заводят знакомства и т.п.

Личная эффективность-2

Метод швейцарского сыра

Если вы с подозрением относитесь к перфекционистам и предпочитаете идеальности творческий беспорядок – этот инструмент создан только для вас. Предлагаемая техника позволяет выполнять проекты любой сложности без обязательной опоры на план – многие люди терпеть не могут работать упорядоченно, но и это качество можно без проблем обратить в собственную пользу.

Как выглядит настоящий швейцарский сыр? Заманчивый, аппетитный, пронизанный хаотично разбросанными сотнями маленьких и больших дырочек. Они не расположены в идеальном порядке и не рассортированы по размеру – но от этого сыр нисколько не потерял утонченности своего вкуса.

На самом деле, любое дело может быть доведено до совершенства, даже если вы не можете заставить себя действовать строго в рамках разработанной стратегии, выполняя поочередно и полностью каждый пункт. Для кого-то, возможно, это и прозвучит страшно, но делая всё по чуть-чуть, вы тоже добьетесь прекрасных результатов. И в каких-то случаях даже быстрее.

Как это работает? Допустим, берем такой банальный пример как подготовка праздничного стола. Вам надо сделать несколько салатов, запечь мясо, приготовить пару-тройку закусок и десерт. Это мероприятие может растянуться на сутки, если вы начнете готовить каждое блюдо по очереди. А ведь задача с легкостью упрощается. Вы можете заранее замариновать мясо, испечь коржи для торта и заварить крем. И нет смысла сначала нарезать сыр сначала для одного салата, потом для бутербродов – можно сразу приготовить нужный объем и просто разделить его на две части. На всем этом удастся сэкономить как минимум три часа – еще и успеете на кухне убрать до прихода гостей.

Технология правильного отказа (ТААС)

Отказывать всегда сложно – это мероприятие подсознательно связано с такими эмоциями как смущение, боязнь показаться грубым и невежливым, заслужить осуждение и т.п. Но мы, не признаваясь, всегда завидуем тем, кто умеет это делать – счастливым людям, не обременяющим себя лишними проблемами. Возможно ли научиться этому искусству? Для повышения личной эффективности – не просто можно, а нужно и жизненно необходимо.

Аббревиатура ТААС, в переводе с английского, расшифровывается как «твердость – аргументация – смягчение». Чтобы отказать, не обидев собеседника, нужно правильно сформулировать свою позицию. Сразу привожу пример.

Личная эффективность-3

  • Твердость. «Я не могу забрать тебя завтра утром из аэропорта».
  • Аргументация. «Я не могу забрать тебя завтра утром из аэропорта, потому что муж в командировке, а дети подхватили вирус, их нельзя оставить дом одних».
  • Смягчение. «Я не могу забрать тебя завтра утром из аэропорта, потому что муж в командировке, а дети подхватили вирус, их нельзя оставить дом одних. Но я могу скинуть тебе пару классных сервисов местного такси, с хорошими ценами».

Формула 10+2

Усидчивостью похвастаться может, наверное, процентов 15% от населения планеты. Обычно людям не хватает терпения на многочасовые занятия одним делом, даже если оно по-настоящему захватывает.

Выход найден наипростейший – дробление времени на определенные промежутки. В соответствии со статистикой, обычный человек способен удерживать концентрацию на одном деле в среднем 10 минут. Основываясь на этих данных, была создана формула (10+2), где первое число отвечает за время рабочего процесса, вторая – за отдых, паузу. Работает метод в любых областях: с помощью него вы быстрее и с меньшими нервами составите огромный скучный отчет, выучите английский текст, сделаете зарядку, уберете в квартире, напишете план очередного проекта, соберете вещи перед поездкой, совершите длинный марш-бросок через горы. Просто установите таймер – и дела начнут двигаться гораздо быстрее, меньше выматывая вас и умственно, и физически.

Предложенные инструменты по улучшению личной эффективности применимы ко всему. Выберите наиболее удобный для себя способ управления временем и, не откладывая свое будущее на потом, начинайте действовать прямо сейчас. Потихоньку, не спеша, но двигайтесь к своим целям и добивайтесь успеха!

Подписывайтесь на обновления «Блога арбитражника»!


0